A rendezvényre a Béke sugárút 67. szám alatt került sor. A valamennyi szükséges technikai feltétel rendelkezésre állásával előkészített rendezvényt megelőzően két alkalommal kerültek kiküldésre elektronikusan meghívók, készült és került célzottan kihordásra nyomtatott meghívó, valamint sor került telefonos és személyes meghívásra, részvételre irányuló motiváló, invitáló tevékenységre. A kapott visszajelzések alapján a ténylegesen megérkezőknél ismét több résztvevőre számítottunk, de a létszám így is korrektnek tekinthető.

A NAPKÖR Társadalmi Innovációs Egyesület Munkaszervezet Vezetője, Bagosi Ágota köszöntőjét, megnyitóját követően a tervezett program szerint került sor az előre jelzett témakörök megtárgyalására. A Munkaszervezet képviselői mellett Marton András, Kiss József és több civil vezető is előadott a témákban.

Elsőként a beadott kérelmek, állapota, aktuális helyzete volt a téma. Az előadók megosztották információikat egyrészt a TOP-7.1.1-16-H-072-1 felhívásra tavaly és idén beadott támogatási kérelmekről, másrészt az első és második körös további (TOP-7.1.1-16-H-072-2, TOP-7.1.1-16-H-072-3, TOP-7.1.1-16-H-072-4, TOP-7.1.1-16-H-072-5) támogatási kérelmek aktuális helyzetéről, információiról. A felmerült eljárási feladatok, hiánypótlások, illetve azok

elvégzésének, végrehajtásának tapasztalatai egyaránt elősegítik a még nem érintett pályázók felkészülését a várható feladatokra. Természetesen kérdések feltételére is lehetőség nyílt, melyekre mindenki megkapta a választ. Egyeztettük a résztvevőkkel a beküldésre kerülő és a beküldött hiánypótlásaikkal kapcsolatosan, valamint az elbírálás további várható fejleményeiről, fázisairól, szakaszairól is.

Részletesen áttekintettük a tájékoztatás és nyilvánosság kötelező feladatait, előírásait, szabályait, egyeztettük a projektek lebonyolítása, megvalósítása során követendő mintákat, feladatlistákat. Egyeztettük a sajtó elérésének lehetséges megoldásait, feladatait, tennivalóit. Mindezt a dokumentumokkal kapcsolatos előírásokkal is kiegészítettük, természetesen vetített mintákkal.

A rendezvényszervezés, forgatókönyv témában áttekintettük:

• A rendezvények típusait, fajtáit, méret szerinti besorolásait
• A szervezésben résztvevők típusait, feladatait, csoportosítását
• A rendezvényszervezés szakaszait
• A rendezvényszervezés fázisait
• A rendezvények előkészítési – tervezési szakaszában a szükséges anyagi források megteremtése mellett gondoskodnunk kell a segítő személyekről, illetve a tárgyi feltételekről. A programok jelleg határozza meg a személyi feltételek biztosítását.
• A különféle fesztiválok, rendezvények, események esetében szükséges személyek és szolgáltatások biztosítása feladatait.
• A technikai igények összefoglalását
• Csak olyan eszközökkel dolgozunk, vagy engedélyezzük a külső produkciónak amelyek bevizsgáltak (Tüv)1 illetve olyan szolgáltatókkal (színpad, technikabérlés) akik garanciát adnak, hogy tevékenységük során betartják az előírásokat és eszközeik biztonságosak. Erről a velük megkötött szerződésekben rendelkezhetünk.
• A technikai eszközök típusa és mennyisége a program, a résztvevők és a helyszíni, helyi adottságok függvényében alakul. A résztvevőket, előadókat, közreműködőket fontos megkérdezni, hogy milyen technikai eszközt igényelnek. Ezt követően kell összeállítani a technikai eszközigényt.
• Milyen munkavédelmi szabályokat kell betartani rendezvényszervezéskor?
• Az intézmények munkavédelmi, tűzvédelmi előírásait szabályzataikban fogalmazzák meg és munka, a-tűz –és balesetvédelmi oktatásokon ismerik meg az alkalmazottak.
  
  A munkavédelmi oktatás kérdéseit:

• munkába állás előtti – előzetes
• ismétlődő
• rendkívüli oktatás lehet.

• Az oktatás célja, hogy a munkavállalók megismerjék és elsajátítsák az egészséget nem veszélyeztető, biztonságos munkavégzéshez szükséges munkavédelmi, egészségvédelmi ismereteket, megismerjék az ezzel kapcsolatos jogaikat és kötelességeiket.
  Az oktatás megtartása és dokumentálása elsősorban a területileg illetékes vezető kötelessége, azonban az intézményben kialakult gyakorlat alapján az oktatásokat a munkavédelmi megbízott végzi és dokumentálja.
• Munka –és tűzvédelemi feladataink a rendezvény szerzése során:
• Olyan eszközökkel dolgozunk, amelyek bevizsgáltak (Tüv)2 illetve olyan szolgáltatókkal (színpad, technikabérlés) akik garanciát adnak, hogy tevékenységük során betartják az előírásokat és eszközeik biztonságosak. Erről a velük megkötött szerződésekben rendelkezhetünk
  – A rendezvény helyszínének biztonságos berendezése, menekülő útvonalak kijelölése és az erről való tájékoztatás, a dohányzásról szóló rendelkezéseink
• bódító szerek befolyása alatt dolgozókat nem szabad alkalmaznunk, illetve erről intézkednünk kell, amennyiben mégis előfordul,
• a biztonsági tervünk is a megelőzést szolgálja
• A rendezvények egészségügyi biztosításának formáit, szintjeit és módjait
• A szerzői jog kérdéseit

Tudnunk kell, hogy azon rendezvényünkön, ahol műsorszolgáltatás is van – függetlenül attól, hogy belépődíjas az esemény vagy nem – szerzői jogdíjat kell fizetnie a szervezőnek. Több esetben alkalmazható, hogy e kötelezettségeket a műsorszolgáltató vállalja át, de a szerződés megkötésekor célszerű tisztázni, hogy ki fizeti a program után kötelezően befizetendő szerzői jogokat, mert annak elmaradása jogkövetkezményekkel (bírság, büntetés) járhat.

A szerzői jogi védelem az alkotást a szerző szellemi tevékenységéből fakadó egyéni, eredeti jellege alapján illeti meg. A védelem nem függ mennyiségi, minőségi, esztétikai jellemzőktől vagy az alkotás színvonalára vonatkozó értékítélettől.

Magyarországon a szerzői jogokkal az ARTISJUS MAGYAR SZERZŐI JOGVÉDŐ IRODA EGYESÜLET rendelkezik.

A rendezvényen (utcabál) felmerülő prózai vagy zenei előadások esetében a kulturális rendezvényszervezőnek az alábbi kötelezettségei vannak:

• Bejelentési kötelezettség – a rendezvényről

• Adatszolgáltatási kötelezettség – a rendezvény idejéről, a résztvevők számáról

• Műsorközlési kötelezettség – programon elhangzott művekről

• Jogdíjfizetési kötelezettség – a bevétel illetve egyéb jogok alapján, ingyenes rendezvény során is kel, fizetnünk jogdíjat a résztvevők becsült száma alapján.

Ha a rendezvény nem belépődíjas, így ebben az esetben az ingyenes rendezvényekre vonatkozó jogdíjszámítás lép életbe.

• Feladatunk tehát: 1. a rendezvény bejelentése 2. Műsorbejelentés 3. Jogdíj fizetése

A FORGATÓKÖNYV-KÉSZÍTÉS ELEMEIT is részletesen áttekintettük

• A rendezvény koncepciókészítési, előkészítési, tervezési, megvalósítási és zárási fázisokból áll. Eredményes munkánk feltétele, hogy a lebonyolítás előtt rögzítsük már az előkészítés szakaszait, majd a program alatt történő feladatok elvégzésének sorrendjét és a tevékenységért felelősöket és a határidőt is meg kell jelölni.

A FORGATÓKÖNYVEK LEHETSÉGES FAJTÁIT is megismerhették a résztvevők.

A rendezvényszervezés operatív kérdései körében egy részletes (valós rendezvényhez kapcsolódó) forgatókönyv részletes bemutatása, illetve a kérdések megválaszolása következett.

Ismertettük a rendezvények biztonsági tervével kapcsolatos tudnivalókat, bemutattunk egy mintát, minden elemét átbeszéltük.

Bemutattuk a 23/2011. (III. 8.) Korm. rendeletet a zenés, táncos rendezvények működésének biztonságosabbá tételéről.

Természetesen itt is mindegyik témakörnél részletes, példákkal alátámasztott átbeszélésre, illetve az általános, az elméleti és a konkrét operatív kérdéseket is megválaszoltuk.

Az egyebekben a résztvevők kérdéseire válaszoltak az előadók.

A rendezvény tudásátadó, gyakorlati metodikákat bemutató részét követően, a tervezett időszakon időben jelentősen túlhaladva, a jelen lévők a büfé-szolgáltatás igénybevétele mellett vitatták meg az elhangzott információkat, ismereteket.